Manuale per la gestione dei flussi documentali

Descrizione
Il Manuale di gestione documentale è un documento tecnico e organizzativo, obbligatorio per legge, che descrive in modo dettagliato il sistema di gestione informatica dei documenti dell’Istituto, definendo le procedure e le responsabilità per la corretta gestione del loro ciclo di vita, dalla protocollazione o registrazione interna del documento, alla sua gestione, archiviazione e fascicolazione o eliminazione.
In particolare:

• disciplina il sistema di gestione documentale, a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso, in uscita e a partire dalla fase di registrazione della documentazione interna;
• disciplina ruoli e funzioni delle strutture organizzative e dei soggetti coinvolti nello stesso processo di gestione documentale;
• disciplina l’uso del titolario di classificazione. Il titolario è un sistema strutturato di categorie e sottocategorie (indice gerarchico di voci in titoli, classi e sottoclassi) per organizzare, classificare e registrare documenti in base alla loro natura, funzione o argomento, facilitando la gestione, la ricerca e la conservazione dei documenti;
• fornisce istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti;
• disciplina le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell’azione amministrativa.

È un documento operativo interno destinato alla più ampia diffusione e conoscenza, anche esterna, con il duplice ruolo di strumento di

• supporto ai processi operativi e decisionali interni e a ogni dipendente della scuola che a diverso titolo si avvale del sistema di gestione documentale;
• di documento pubblico funzionale al perseguimento del principio di trasparenza dell’azione amministrativa.